Gestionando la información de nuestras organizaciones

Los proveedores de nubes para almacenamiento de datos, nos ofrecen herramientas cómo una suerte de solución mágica, a la gestión de nuestra información. Conexión remota, edición en línea, trabajo colaborativo, calendario, compartir archivos, niveles de permisos sorbe archivos, etcétera, son algunas de sus funciones generales, pero por si mismas, ¿pueden solucionar la organización y cuidado de la información que allí alojamos?. Primero hay que mencionar que la información y las necesidades de cara organización, proyecto, trabajo colaborativo, para con la gestión de la información no siempre será la misma. Es importante reflexionar y acordar cómo queremos gestionar nuestra información, pero además hay que tener en cuenta que tipo de nube utilizamos, ya que muchas pertenecen a grandes corporaciones, en las cuáles, por no ser de código abierto sus desarrollos, en donde no sabemos que hace con esos datos, y muchas denuncias, investigaciones e informes dan cuenta de la minería de datos que realizan, ofrecen nubes con herramientas con versiones gratuitas, que en general no lo son.

La manera de organización de los datos, materiales, textos, proyectos, que producimos en nuestras organizaciones, trabajos, etcétera, es un proceso colectivo y consensuado que dará como resultado un sistema de información que debería ser accesible, oportuno, y que esté orientado a los objetivos y estrategias de quién produce esa información. Todo este proceso es parte de lo que llamamos Gestión de la Información. Por ejemplo, si estamos produciendo una sistematización de talleres que dieron diferentes personas en distintos territorios, con un plazo de entrega para presentar, vamos a precisar un plan colaborativo, donde este bien demarcado de quien es cada aporte a la sistematización, si tenemos un plazo de entrega por etapas podemos configurar en nuestro calendario para que todes tengan el mismo registro del vencimiento de plazos, si los documentos deben ser corregidos por personas externas al proyecto, podemos asignar un permiso especial para determinadas partes de la sistematización. Otro ejemplo sería la corrección de un artículo, escrito por una persona y revisado por varias más, sólo con comentarios y sin posibilidad de edición. Diferentes niveles de edición, compartir entre varias personas, tener claridad de quien comenta que parte, etcétera. Así podemos encontrar infinitas posibilidades de gestionar la información entre muchas participantes.

Recomendaciones a la hora de nombrar y organizar archivos

Siempre es importante pensar que cuando nombramos los archivos (imágenes, videos, documentos, etcétera) debemos hacerlo pensando en colectivo. Con esto nos referimos que las referencias deben ser claras, aunque sea un archivo propio que quizá hoy no vayamos a compartir, puede que en el futuro sí, o simplemente para facilitarnos la búsqueda en el futuro a nosotres mismos. Pensar siempre en un proyecto raíz o madre, y de ahí ir ubicando en diferentes niveles de sub carpetas hasta la unidad más básica: el archivo o documento. Nombrar un archivo o documento de manera clara, sin importar la extensión del mismo, podemos incluir fechas o referencias de guía:

“20213FotografiasEventoCultural.odt“

Cómo regla general no se deben usar tildes, letra ñ; y si debemos separar palabras usar guion medio o bajo. Y si varias personas están involucradas, por ejemplo una cobertura colaborativa de fotos de una manifestación, agregar el nombre o alias de quien ha subido el archivo a la nube:

“20213FotografiasEventoCultural-Rosa.JPG”

Si vamos a trabajar colaborativamente deben estar claros desde el inicio las políticas y acuerdos colectivos para la gestionar la información, incluso es recomendable que estén escritos en un documento en el archivo raíz, sin permiso de edición para que todas las personas del proyecto tengan acceso si desean consultarlo. ¿A qué nos referimos con ésto? Por ejemplo, de que manera se van a nombrar los archivos, cómo van a ser las políticas para compartir los archivos, con que formato, en que ubicación, los colores a utilizar en determinadas anotaciones del calendario, según los criterios de entrega, o de vencimiento de etapas, etcétera.

Estas recomendaciones son generales, pero les recomendamos, nuevamente, que la mejor opción es siempre construir este sistema de manera colectiva con el equipo de trabajo que va a estar trabajando sobre la gestión de los archivos.

Nextcloud: la herramienta para gestionar una nube gratuita y de código abierto

Nextcloud es una herramienta para gestionar una nube, es gratuita y de código abierto. Permite editar y compartir documentos en Internet, y también es útil para gestionar proyectos de forma colaborativa y de manera remota.

Es similar a otras herramientas de gestión de nubes, pero es más segura, y nos da mayor autonomía. Por ejemplo, tenemos la opción de elegir el servidor donde queremos almacenar nuestra información, y seleccionar un servidor que sea provisto por organizaciones que conocemos o con quienes tenemos articulación, entre otras funciones. Además, nuestros datos no están alojados en las manos de una corporación, que podría utilizarlos con fines de lucro realizando minería de datos.

Esta herramienta si bien no se instala en nuestra computadora, sino que se instala en un servidor web: una computadora que esté exclusivamente en función del uso de nuestro espacio en Nextcloud, y en conexión permanente a Internet, también puede estar sincronizada en nuestras computadoras, celulares, etcétera. CódigoSur al igual que diferentes proveedores alternativos, brinda este servicio de nube libre privada.

En la guía Primeros pasos para usar la nube de Nextcloud podremos encontrar un acercamiento a esta potente herramienta, que se diferencia de otras además por los niveles de seguridad que nos ofrece al compartir archivos, y porque permite compartir el archivo a usuarias de otros proveedores de nubes e igualmente acceder con los permisos asignados.

Nextcloud además nos permite tener nuestro propio calendario, contactos y tareas sincronizados con otras personas, y en varios dispositivos.

El Calendario de Nextcloud es similar a cualquier otro que hayamos usado, pero con posibilidades de interactuar con otros que estén alojados en otros servidores, que es una de las grandes ventajas que nos ofrece, además de la autonomía y seguridad en el manejo de nuestros datos. Podemos ponerle un nombre para referenciar por ejemplo un proyecto, o una agenda de un tema específico. Podemos crear tantos calendarios como necesitemos para organizarnos, entre muchas otras opciones.

Imagen de portada realizada por la ilustradora
Melissa Aguilar www.meliaguilar.com / Instagram: m3li.mi3l