Cómo hacer un webinario
La siguiente guía no pretende ser exhaustiva, sino un resumen de algunas ideas básicas a tener en cuenta cuando planifiquemos un webinario.
Webinario es la combinación entre web y seminario, es una herramienta que podemos usar para dar clases, charlas y talleres con la posibilidad de interactuar en el momento con las personas que están siendo parte. Puede ser abierto o cerrado, pago o gratuito, público o de una comunidad específica.
Un Webinario pueder tener una inscripción previa o no. Dependerá del tipo de actividad que se realizará. Si requerimos realizar una inscripción previa podemos hacer llegar a las personas una invitación, sea mediante correo electrónico u otro medio elegido, y utilizar un formulario en nuestro sitio web o con una herramienta como Framadate.
Lo importante es que podemos crear un Webinario en función de lo que queremos transmitir y a quién lo dirigiremos. No hay sólo un modo de hacerlo.
Definir la modalidad, la temática y el público
El primer paso es definir qué objetivo tenemos con el webinario, y qué queremos hacer. Si es una charla o conferencia ¿cuántas personas van a exponer? Sí es una instancia de formación ¿va a ser pública o cerrada para una cierta comunidad?
Determinar el tema y a quién va dirigido nos permite confeccionar una buena estrategia de invitación. Un Webinario es en línea y eso implica que si no tomamos diferentes acciones podemos equivocar el público al que va dirigido o tener participaciones negativas en la actividad. Si fuéramos a dar una charla en una universidad podemos tener una idea de quién participará y medianamente qué esperar por el contexto y la institución donde físicamente hemos pensado la actividad, eso nos da cierta certidumbre. Pero en un evento en línea, que se comparte a través de un enlace de invitación, si la información no está bien presentada y organizada es bastante difusa.
Otro punto inicial importante es definir qué plataforma vamos a usar para llevar adelante nuestro Webinario, si la plataforma tiene límite de participantes, límite de tiempo de transmisión, si tiene herramientas para coordinar preguntas, intervenciones de cada persona entre otras. Hay plataformas que en su versión gratuita ponen límites de tiempo y participación. JitsiMeet es una herramienta gratuita que no tiene límite de tiempos ni de participantes, pero que se puede ver afectada por el ancho de banda. Si nuestro objetivo es dar una charla con varias personas que vayan a hablar podemos usar Jitsi, y luego trasmitir más abiertamente en una plataforma externa o en nuestra web, por ejemplo con OBS.
Si la actividad va a ser cerrada es importante enviar una invitación vía correo electrónico o por una plataforma de mensajería, indicando que se confirme asistencia. JitsiMeet nos brinda la posibilidad de poner clave de acceso para entrar a la conferencia, muchas otras plataformas también lo hacen. Esto brinda mayor seguridad de la gente que va a ingresar a la conferencia o formación o lo que vayamos a compartir. Podemos una vez confirmada la asistencia de la persona a nuestro Webinario, enviar la contraseña de acceso.
Si el Webinario es abierto podemos indicar a quienes quieran sumarse, a que ingresen sus datos en un formulario a través de nuestra web. De esta forma podremos establecer comunicación directa con las personas que asistirán si hay que enviar material previo o cualquier otra información de importancia.
Objetivos y dinámica
Si ya definimos qué objetivo tiene nuestro Webinario, ahora debemos programar los temas a tratar, si hay más de una persona que vaya a intervenir y los tiempos de cada intervención. Si es una formación, el material previo que vamos a enviar. Para muchas de estas coordinaciones que después se van plasmar a través de una plataforma virtual, es importante pensar en una persona que modere o coordine y que además sepa usar muy bien la herramienta que hemos elegido para transmitir nuestro Webinario y a su vez que la plataforma elegida brinde herramientas útiles para quien este moderando o coordinando.
Cuando estamos en una charla y quien esta hablando se ha pasado de tiempo o se ha ido de tema, quien coordina acerca un papel con esa indicación, pero como estamos en una charla virtual podemos usar la función de JitsiMeet (o la herramienta que usemos) para chatear de manera privada con cualquier persona que esté conectada a la sala.
Si estamos en un aula o salón y alguien esta haciendo ruido tal que interrumpe o dificulta que se entienda lo que están diciendo, se puede simplemente señalar la acción. También en un Webinario, pero en este caso lo hacemos silenciando a quien está interfiriendo con sonido, o programar la herramienta -en el caso de JisiMeet- para que toda persona que se sume a la sesión ingrese con el micrófono apagado.
Cuestiones técnicas previas a tener en cuenta
Es importante probar con antelación que todo funcione correctamente. Se debe verificar:
- Que las personas que van a participar tengan bien configurada cámara y micrófono
- Dar indicaciones mínimas de las funciones básicas para habilitar y deshabilitar micrófono y cámara
- Prueba de sonido entre las personas que darán em webinar
- Prueba para usar el chat privado entre participantes
- Asegurar que la conexión de internet con la que cuentan es óptima para llevar adelante la transmisión
- Pruebas de grabación y transmisión vía streaming (si es el caso)
No hay que dar por hecho que la disponibilidad de participación es suficiente, debemos tener en cuenta, y sobre todo asesorar y probar anticipadamente todo, para no tener sorpresas -que igualmente puede haberlas- durante nuestro Webinario.
Herramientas que podemos
Muchas plataformas nos dan herramientas para hacer nuestra actividad más dinámica.
Por ejemplo con JitsiMeet podemos compartir un video desde YouTube mientras estamos dando la charla. Reproducir, pausar, mostrar la imagen sin sonido, mostrarlo parcialmente y luego seguir hablando y retomar desde donde quedó.
También podemos compartir una pantalla de nuestra computadora, o una pestaña del navegador de Internet. Si necesitamos mostrar una presentación, o cualquier ventana de nuestra computadora, podemos seleccionar esa pantalla y compartirla con las personas que están en la sesión.
Recordemos también que es importante mantener el contacto con quienes participen. Abrir la posibilidad a sugerencias, consultas de material, y a futuras actividades, siempre y cuando sea parte del objetivo inicial de nuestro Webinario.
Como mencionamos al principio, estos puntos son solo sugerencias o lineamientos base a tener en cuenta para llevar adelante una actividad en línea con formato Webinario pero no es un esquema rígido, es cuestión de crear y apropiarse de la herramienta y transformarla según lo que necesitemos para llevarlo adelante.
Aquí te compartimos un manual más extenso de JitsiMeet para que puedas ver todo lo que ofrece para charlas y conferencias en línea.
Imagen de portada realizada por
Nieves Capote https://ilustraciones.otrosmundoschiapas.org/